Hệ thống quản lý tài liệu Tasken DMS

☆☆☆☆☆ ( 0 đánh giá ) 798 lượt xem

Nhà cung ứng: Công ty TNHH OPUS SOLUTION

Tasken DMS là một giải pháp quản lý cho phép doanh nghiệp kiểm soát việc sản xuất, lưu trữ, quản lý và phân phối tài liệu điện tử, mang lại hiệu quả cao hơn và khả năng sử dụng lại thông tin cũng như kiểm soát luồng tài liệu.

Chọn sản phẩm

THÔNG TIN CHUNG

Tính năng:

Tổ chức và chia sẻ tài liệu điện tử

Tasken DMS quản lý mọi loại tài liệu điện tử ở bất kỳ định dạng tệp nào. Bạn có thể sắp xếp các tài liệu điện tử thành các hệ thống phân cấp của các thư mục và tài liệu ghép trong ba loại không gian làm việc phản ánh các cách thức khác nhau mà mọi người thường thực hiện: Không gian làm việc của doanh nghiệp; Không gian làm việc của dự án; và không gian làm việc cá nhân.

Áp dụng siêu dữ liệu tùy chỉnh cho các tài liệu

Tasken DMS cho phép bạn liên kết thêm thông tin, được gọi là siêu dữ liệu, với các tài liệu. Siêu dữ liệu được lập chỉ mục và có thể được sử dụng để dễ dàng truy xuất và tạo báo cáo trên các tài liệu dựa trên tiêu chí tùy chỉnh của bạn. Mỗi mẩu thông tin siêu dữ liệu là một thuộc tính và các nhóm thuộc tính có thể được nhóm thành các danh mục, từ đó được liên kết với bất kỳ tài liệu nào. Bạn cũng có thể thêm vào các thuộc tính của mình, điều này giúp cải thiện độ chính xác của các thuộc tính và nâng cao độ chính xác của truy vấn.

Đánh giá và phê bình tài liệu

Tasken DMS cho phép bạn xếp hạng giá trị của tài liệu và viết một bài phê bình được lưu cùng với tài liệu và được người dùng khác xem. Ngoài việc cung cấp cho người dùng danh sách các tài liệu được đánh giá cao nhất, giải pháp cũng theo dõi việc sử dụng tài liệu để hiển thị các tài liệu tải lên gần đây nhất và thường xuyên được truy cập.

Tự động thay đổi yêu cầu, xem xét và phê duyệt quy trình

Công cụ thiết kế quy trình làm việc đồ họa của Tasken DMS, cho phép bạn tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu, như yêu cầu thay đổi tài liệu và quy trình xem xét và phê duyệt tài liệu, để đảm bảo rằng chúng được thực hiện chính xác và nhất quán. Bạn có thể thiết kế các quy trình theo yêu cầu của riêng bạn hoặc theo quy định của các cơ quan quản lý.

ƯU ĐIỂM CN/TB

Làm việc trực tiếp từ các công cụ soạn thảo tài liệu phổ biến

Tasken DMS cho phép người dùng sử dụng các công cụ soạn thảo máy tính để bàn phổ biến, bao gồm Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook, để mở và lưu tài liệu trực tiếp từ kho lưu trữ. Sử dụng Windows Explorer, người dùng có thể kéo, thả tài liệu và thư mục giữa máy tính để bàn và kho lưu trữ.

Tạo báo cáo sử dụng tài liệu

Tasken DMS bao gồm các báo cáo được xác định trước, chẳng hạn như danh sách các tài liệu lớn nhất hoặc tất cả các tài liệu thuộc sở hữu của một người dùng nhất định. Ngoài ra, Tasken DMS bao gồm một công cụ xây dựng báo cáo để tạo báo cáo tùy chỉnh.

Làm việc liền mạch

Làm việc với các cộng tác viên bên trong và bên ngoài có thể dễ dàng với các tính năng như điều khiển mức bảo mật trên các thư mục và tài liệu, nhận xét chính xác và trình tạo liên kết an toàn. Tasken DMS cung cấp kiểm soát phiên bản, tự động lưu từng phiên bản mới của tài liệu dưới dạng bản sao, do đó bạn có thể truy cập toàn bộ lịch sử của tài liệu và quay lại bất kỳ phiên bản nào trước đó.